2014年9月17日水曜日

仕事効率化のためのアクションアイテム3選

社会人3年以内の私ですが偉そうに社会で学んだ業務効率化方法を3点セットでまとめてみます。
生き急いでる人は以下の太字だけさらっと見て去っていって下さいな。


なお、効率化する業務の対象は、「だれでもできるクソみたいな雑用」とします。


社内で若手とみなされる人間は、上の人から雑用をふられます。
おそらくこの雑用をちゃっちゃかこなすことが次の美味しい仕事をもらうための鍵になります。


私は開発者(笑)なので、外注管理とかシステムのセットアップとか動作検証とか様々クソが降りかかります。
最初は鬼の形相で脳内血管ブチギレ状態でこなしていた毎日で、
ストレスフルでノン☆クリエイティブな毎日からは得るものはほぼ皆無でした。
でもでも、業務をこなす中でいいコト思いつきはじめ、クソ業務の見方を変えて一気にクリエイティブなお仕事に再定義して楽しい毎日を送っております。



そのためのカギを3つまとめました!



1. フレームワーク化

ルーチン化した仕事を毎日やることは、会社にとっては必要ですが自らの能力向上にはなりません。誰にでもできる仕事なんでそのうち若いコストの低い人材に代替されてゆきます。

パターンを見抜き、型を作り、他の仕事にヨコ展開できるカタチにまとめてみることをおすすめします。これをフレームワーク化と私は呼びます。

例えば、外注先のマネージメント。
外注さんは何も知らぬので、作業工程・用語・業務フロー等々、何から何まで手取り足取り指示する必要があります。
クッソ面倒です。
年次が上がると、外注さんのマネージメントなんてたくさん案件抱えるようになります。

特に私がクソだと思うのは社内関係者との情報共有。
わざわざ再構成した資料を準備するのとかめんどすぎやろ。

こういったクソ業務をうまくハンドリングするためには、
日々の定型化した業務を抽出して、
要素ごとにアクションアイテムを羅列して、
図表化しておく。
社内向け資料として再構成するんじゃなくて要素ごとに資料を分けておいて、
そこから抽出するだけにする。

仕事のパターンとして抽象化出来たら、もう他の業務にもヨコ展開できちゃう可能性が出てくる。
ヨコ展開力、これが新人とベテランの違い( ⇔ 経験からくる効率の差 )になってくる。
自分のような若い世代からすれば、
「おっさんども業務フローとかフレームワーク化しておけよな」
と罵りたくなりますがそこはペーペーなので言いません。
# てか先輩方優秀すぎてそんなの必要ないレベルで無意識にこなせてしまってる。
# これはマジで他の人困るやつ。

フレームワーク化大事って言ったけど、逆にフレーム化してない奴は一生成長しない。
同じ業務をスクラッチから再構成して時間をかけて残業して稼ぐようになります。
会社から見ればウンコです、気をつけましょう。

今はコンサルティングファームのうんちゃらかんちゃらとか流行ってるんで、
この辺の本読めばいいのでは?
(ちなみに「考える技術、書く技術」は今だにベストセラーになってる本で、
物事の考え方の体系が一気に整理される本なので社会人必須かと思われ)






2. 資料化

今どき資料が紙とか流行らねーっすよ。
今どきファイル管理で old フォルダ作って履歴保存するのとかヒューマンエラー誘うのでうぜぇっすよ。
ルールは少なく、共有は簡単にという観点から、誰でもタダで使えるGitによる履歴管理することをおすすめします。
あとはJIRA とか Confluence ね。
Atlassian のツールは洗練されていてカネを払ってでも使うべき。
ケチって時間を浪費するとか頭の悪い人のすることですよ。

ちなみにツール使えばうまくいくなんて思ったらダメで、
アホな使い方したらツールが生きません。
Atlassian のツールで言えば、ツールを作った会社がデザインした方法で業務を進めるようにしよう。
そしたらマジで効率上がるから。

前述のフレームワーク化思考で型ができたら、
手順書・資料を絶対作れ。
だれでも再現可能なかたちにノウハウは手順化しろ。
だれでも出来る仕事は付加価値が低いし得ることも少ない。
できるだけだれでも出来る形にして他人と協業しやすいようにしろ。
無駄な資料は作んな。
付加価値の高い仕事に集中しろ。





3. 自動化

あなたがエンジニアならスクリプト書いて下さい。
かけないならPython, bash, バッチ覚えて下さい。

事務屋さんならエクセルマクロ化とかGoogleApps触って下さい。
何が自動化できるか出来ないか理解して下さい。
その上でエンジニアに依頼して下さい。
大抵大した手間じゃないから。

自動化する価値があるのは、
 - 定期的で、
 - 反復してする必要があり、
 - 毎回決まった定形処理
です。

自動化したら使い方を手順化して下さい。
これは「2. 資料化」ので述べたとおりです。